Электронный
документооборот

Как следует из названия корпорации, которое составлено из словосочетания Kyoto Ceramic, основное направление деятельности исторически сосредоточено на производстве тонкой керамики и основанных на ней промышленных и потребительских изделий. Например, KYOCERA занимает третье место в мире по производству солнечных батарей. Кроме этого, KYOCERA выпускает широкий ряд продукции, от электронных компонентов до потребительских товаров. Сейчас группа компаний KYOCERA, основанная в 1959 году, включает в себя 208 компаний, а решениями для печати и работы с документами занимается дочерняя компания KYOCERA Document Solutions.

Первый вопрос, который возникает при знакомстве с KYOCERA: «Какое отношение керамика имеет к принтерам и копировальным аппаратам?» Не секрет, что в лазерной печати одним из основных компонентов является светочувствительный барабан, переносящий красящий тонер непосредственно на бумагу. Большинство производителей делают его из пластика и алюминия, рассчитывая срок жизни, ориентируясь на средний ресурс картриджа в 1500-5000 копий, когда аппараты KYOCERA оснащены уникальным долговечным барабаном из аморфного кремния, который встроен в сами машины и в десятки раз прочнее обычных барабанов.

Не секрет, что большинство ведущих производителей печатающей и копировальной техники в основном зарабатывают не столько на продаже самой техники, сколько на продаже картриджей к ней. Как правило, картриджи являются технологически сложными изделиями и, по сути, содержат в себе большую часть механического тракта принтера, состоящую из порядка 60 компонентов: отсек с тонером, зачастую с механическим активатором (перемешивателем), фотобарабан, вал девелопера (проявитель), лезвие и бункер для удаления излишков и мусора, а также целый набор шестерёнок, прокладок, проставок и прочих механических приспособлений, чтобы заставить всё это работать. Как следствие, большая часть механического ресурса картриджа остаётся неизрасходованным, но подлежит утилизации, так как картридж позиционируется производителями как неделимый узел. Учитывая, зачастую, отсутствие вменяемой программы утилизации отходов в ряде стран, всё это наносит ущерб и окружающей среде.

В 1992 году KYOCERA разработала и внедрила в производство концепцию Ecosys, которая состоит из трёх основополагающих факторов: ЭКОлогичность, ЭКОномичность и СИСтемность. Одной из самых важных составляющих Ecosys от KYOCERA, не имеющей аналогов в мире, является концепция замены не всего тонер-картриджа, а только тонера. Благодаря высоконадёжному фотобарабану, являющемуся отдельной запасной частью печатающего устройства, типовой тонер-картридж KYOCERA представляет из себя просто тубу с тонером и состоит примерно из 4 деталей. Учитывая снижение стоимости носителя расходного материала, покупатель получает за ту же цену картриджа двойной объём тонера, как следствие – печатного ресурса.

Как уже было сказано ранее, печатное производство было выделено в отдельную корпорацию KYOCERA Document Solutions. Она занимается не только производством печатного оборудования, но и разработкой и внедрением систем управления документооборотом (Managed Document Services, MDS). Что касается оборудования, у KYOCERA есть несколько линеек принтеров и МФУ, для разных потребностей, от SOHO-устройств до высокопроизводительных и интеллектуальных «монстров» серии TASKalfa. Под понятием «интеллектуальности» надо понимать возможности и производительность встроенного вычислительного блока, который является неотъемлемой составной частью системы управления документооборотом. В устройства серии TASKalfa встроен большой сенсорный дисплей, для отображения как стандартных настроек, так и для запуска программируемой оболочки системы MDS, полностью видоизменяющей интерфейс под потребности пользователей. Доступ пользователя к функционалу может быть ограничен как PIN-кодом, так и с помощью встроенного радиочастотного RFID-модуля, способного проводить идентификацию по картам доступа.

MDS в понятии KYOCERA – это не только некий программно-аппаратный комплекс, а также и совокупность набора услуг, предоставляемых KYOCERA Document Solutions и партнёрами для сокращения издержек, выделяемых на документооборот заказчика. На рынке существует созвучное MDS название, которое можно слышать от производителей и импортеров других марок — MPS (Managed Print Services), что означает «Система управления печатью». Однако не стоит уравнивать эти понятия. Когда речь идет об MPS, во внимание принимается только печать документов на бумаге. Документооборот – это более широкое понятие, включающее в себя печать, хранение, отправку, защиту документов, предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав на использование документов, облачная печать и многое другое. Также не стоит забывать о том, что SLA (Service Level Agreement) является одной из важных составляющих обеспечения бесперебойного документооборота в компании. Впервые понятие MDS было внедрено компанией KYOCERA Document Solutions и теперь повсеместно используется, как один из векторов развития печатного бизнеса по всему миру производителями печатной и оргтехники.

Одним из основных программных компонентов MDS от KYOCERA – сервер Kyocera Net Manager (KNM). Он устанавливается на типовой ПК под управлением любой актуальной версии Windows и лицензируется по количеству подключённых устройств. При использовании KNM становятся доступны такие расширенные возможности как «виртуальный принтер», политики печати, мониторинг парка устройств. В таком случае у всех сотрудников имеется только один «виртуальный принтер», который обрабатывает задания, применяет политики и т.д. Отправив задание на него, пользователь сможет распечатать его на любом разрешённом устройстве во всём здании, а менеджмент будет иметь чёткую картину о динамике и структуре расходов на печать. Такая необходимость может возникнуть в типовом офисе формата openspace, где работает большая группа сотрудников, которая активно пользуется одним-двумя установленными МФУ. Если все сотрудники будут активно отправлять задания на принтер напрямую, то велика вероятность путаницы и долгого поиска своих распечаток с выходном лотке устройства среди соседских, а также ошибочная печать на не том принтере, который требуется. Да и вообще, распечатки запросто может кто-то унести до того, как сотрудник пришёл их забрать.

Особенно это касается конфиденциальных документов, содержимое которых не желательно придавать случайной огласке (между прочим, забытые документы в лотке принтера до сих пор являются одним из основных способов промышленного шпионажа). В случае внедрения Kyocera Net Manager у каждого пользователя в операционной системе всего один «виртуальный» принтер, куда отправляются все задания на печать. Задания принимаются сервером и сохраняются на нём. Далее, когда сотруднику необходимо получить свои распечатки, он должен подойти к любому подключённому к KNM устройству, авторизоваться на нём (с помощью PIN-кода, пароля или бесконтактной смарт-карты) и распечатать из своей очереди необходимые документы. Само собой, сотрудник может прямо через интерфейс МФУ просмотреть документы, выбрать для печати нужные, удалить ненужные или ошибочные и сохранить некоторые для дальнейшей работы с ними. Все задания на печать сохраняются в истории, политика очистки которой задаётся как общесистемно, так и индивидуально.

Как и в случае любого промышленного программного обеспечения, одним из преимуществ KNM является повышенная надёжность и масштабируемость. Учитывая высокую важность системы, в случае недоступности которой всякая печать в организации остановится, в неё добавлены возможности дублирования сервера, и в случае любой неисправности дублирующий сервер возьмёт на себя всю нагрузку. Кроме того, для больших компаний, особенно с обширным географическим распределением, будет интересна возможность объединения множества серверов KNM в одну сеть, с единой политикой и управлением. Возможности синхронизации с такими системами, как Active Directory, делают такую схему прозрачной для управления и лёгкой для масштабирования. Сотрудник может, приехав в любой из филиалов компании, с лёгкостью найти «тот самый договор» на локальном МФУ KYOCERA и тут же его распечатать.

Если Kyocera Net Manager предназначается в первую очередь для управления печатью, то для сканирования у KYOCERA есть дополнительных функционал, заключённый в программном обеспечении Scannervision. Этот программный комплекс умеет получать документы не только с устройств KYOCERA, но и путём мониторинга папок, обработки почтовых сообщений и из других источников. Документами может быть всё что угодно – начиная от чеков и заканчивая формами опросов. Любой из этих типов документов будет распознан Scannervision и архивирован в требуемом виде, а информация из них помещена в базы данных. Благодаря гибкой системе тегов, штрих-кодов и встроенного языка программирования, Scannervision может быть применён даже в самом неожиданном бизнес-процессе, убрав необходимость ручного труда и снизив процент ошибок из-за человеческого фактора.

Если расширенный функционал не требуется, возможно, вполне удовлетворят потребности встроенные в устройства KYOCERA обширные возможности сканирования и обработки сканированных документов – отправка на почту или сетевую папку пользователя, сканирование напрямую на мобильный телефон или в облачные хранилища. Базовые возможности печати также возможны без применения KYOCERA Net Manager напрямую на МФУ, причём функционал также сохраняется достаточно богатый.

Как говорилось до этого, MDS в понятии KYOCERA не только некий программно-аппаратный комплекс, а также и совокупность набора услуг. Для максимального соотношения цены решения к его эффективности все проекты перед непосредственным внедрением проходят этапы планирования и оценки текущего состояния дел у клиента и доведения до максимально эффективного. Эти работы выполняются авторизованными партнёрами при непосредственном участии представителей KYOCERA Document Solutions и контролируются представителями команды MDS. Все работы по сопровождению проекта в течение всего жизненного цикла также выполняют сертифицированные инженеры, от мониторинга системы и замены расходных материалов до гарантийного и постгарантийного ремонта. На основе данных мониторинга авторизованным партнёром KYOCERA может быть предложена клиенту корректировка внедрённого решения, для подстраивания под динамику бизнеса заказчика.

Мир вокруг нас стремительно меняется, уже понятно, что в будущем львиная доля документооборота уйдёт в электронную область. Это подтверждает интерес корпораций, компаний и государств с системам управления документооборотом, бурное развитие электронно-цифровой подписи и переключение многих медиа с бумажных носителей на цифровые. Это прогресс, сопротивляться ему бессмысленно, единственное, что осталось – выбрать надёжного партнёра и доверить ему составление грамотной инфраструктуры. KYOCERA Document Solutions на практике доказывает востребованность, качество и экономичность своих решений и демонстрирует поистине японско-бережливое отношение к окружающей среде. Прогресс, как говорится, не остановить.